Depuis le confinement dû au Covid-19, notre secteur d’activité a vu le télétravail se généraliser. Il n’est pas rare que chacun ait la possibilité de travailler de chez soi un à trois jours par semaine et même que cet avantage soit mis en avant lors d’entretiens de recrutement. Le “full remote” (c’est-à-dire télétravail à temps plein ou presque) est aussi de plus en plus fréquent. Qu’on aime ou qu’on n’aime pas, cela implique pour beaucoup d’équipes une nouvelle façon de travailler, et une nouvelle manière de s’organiser pour chacun.

Pour ma part, j’ai déjà à mon actif deux missions (en dehors des confinements) en télétravail partiel, c’est à dire 2 à 3 jours de télétravail par semaine, et une mission en cours en full remote, avec deux jours par mois sur site à Paris.

Nous avons eu l’occasion, à l’agence Kaïbee nantaise, d’échanger sur nos pratiques de télétravail lors d’un évènement, et nous avons mis en lumière plusieurs points qui méritent d’être partagés.

Conserver le lien social

Communication difficile

Le travail à distance met, comme son nom l’évoque, une distance entre les collaborateurs. La communication est de manière générale plus difficile. On n’a pas ses collègues en visu, alors on a davantage peur de les déranger. Tant les discussions à objectif professionnel (demande de précision sur un sujet précis, feedback sur la qualité de son travail) que plus informelles et récréatives (raconter son week-end autour d’un café) sont, de fait, moins spontanées. Cela peut amener à briser le lien social pourtant précieux au sein des équipes.

Optimiser le temps passé en présentiel

Pour contrer ce phénomène, il est important d’une part de conserver un temps de travail, par exemple une journée par semaine, pendant lequel toute l’équipe sera présente en présentiel. Il n’y a rien de plus inutile que de se déplacer sur site pour se retrouver seul dans l’openspace : à quoi bon ?

Lors de ces journées, il ne faut pas hésiter à prendre le temps de dialoguer avec ses collègues. C’est le meilleur moment pour organiser les réunions hebdomadaires, les 1:1 avec son manager, les déjeuners d’équipe, voire les afterworks et les team building. Quitte, disons-le franchement, à travailler peut-être un peu moins ces jours-là : les liens des membres d’une équipe sont de toute façon primordiaux à la bonne tenue d’un projet.

Communiquer à distance …

Quand on travaille de chez soi, on se retrouve vite isolé. Bertrand, notre responsable d’agence,  a un truc : ne jamais perdre une occasion de faire une visio, que ce soit à la place d’un email ou d’un tchat, voire carrément de déjeuner ensemble.

Pour ma part, pour avoir essayé personnellement les pauses café en visio, c’est très agréable de pouvoir discuter d’autre chose que du travail, même de chez soi. Cependant, cela reste réservé à maximum deux ou trois personnes à la fois, les discussions simultanées en petits groupes étant impossibles…

Dans le même registre, j’ai testé avec une équipe de bloquer une heure de travail en visio dans la journée. L’idée était de nous donner la possibilité de nous interpeller pendant le travail, comme on le ferait dans l’openspace en cas de question par exemple. Mais comme dit précédemment, si trop de personnes sont présentes, on hésitera à déranger tout le groupe en s’exprimant, alors les résultats restent mitigés de mon expérience. Mais je pense que comme pour les déjeuners, cela peut être intéressant à deux ou trois personnes.

… et communiquer bien !

Le télétravail a démocratisé les messageries instantanées de Teams, Skype, Slack et j’en passe, pour joindre rapidement son équipe. Cela nous est arrivé à tous qu’un collègue nous envoie un “Bonjour !” cordial et… plus rien pendant de longues minutes (voire heures ! ). En attendant, notre attention a été sollicitée et nous avons perdu le fil de ce que nous faisons.

Pierre, un collègue Kaïber, propose la méthode du no-hello : il s’agit tout simplement de préciser l’objet de son message, dès le premier message. Cela permet entre autres de filtrer les messages importants et décider si arrêter sa tâche en cours est indispensable, ou si on peut se permettre de répondre un peu plus tard.

En somme, ne faites pas :

• Hello ! ça va ? je peux te déranger ?

mais faites plutôt :

• Hello ! ça va ? je peux te déranger au sujet de la réunion de demain ? j’ai des doutes sur tel truc.

Il ne s’agit évidemment pas de s’en prendre aux personnes qui vous abordent d’un simple “Petite question !”, mais de faciliter les échanges. Autre point qu’on oublie parfois : tout le monde n’est pas à l’aise avec ces outils techniques, et ils ont leurs limites. Cela peut mener à des discussions décousues, voire des malentendus, par exemple lors d’un appel visio pendant lequel il y a un peu de latence. Il faut y rester vigilant et garder un peu de flexibilité…

S’organiser à la maison

Un peu de rigueur à prévoir

C’est un véritable avantage pour la plupart d’entre nous de pouvoir organiser son temps de travail de manière plus souple. Pouvoir utiliser ses pauses ou temps morts de la journée (une build qui passe, par exemple) pour faire quelques tâches du quotidien, peut changer la vie et est généralement très apprécié !

Attention cependant à garder un bon équilibre vie pro / vie perso. Cela peut être encore plus difficile avec le télétravail, dans un sens comme dans l’autre : il n’est pas rare de travailler plus longtemps quand on est chez soi, en étant moins dérangé par les collègues pour les pauses, déjeuner, départ du soir, et tout simplement en étant plus concentré sur ce qu’on fait.

Autre point où la rigueur est de mise : rester présentable est essentiel. C’est très confortable de travailler en pyjama quand on est pressé, mais un appel visio peut être inconfortable dans cette tenue. Sans compter que ça contribue à entretenir une barrière très (trop) floue entre temps libre et temps de travail.

Un sas de décompression

Cette “frontière” est pourtant essentielle pour appréhender sa journée de travail avec sérénité. La plupart d’entre nous a été habitué à sortir de chez lui chaque matin pour se rendre au travail, parfois avec un long trajet matin et soir. Le télétravail apporte alors un créneau horaire journalier supplémentaire, parfois de plusieurs heures par jour, autant de temps personnel de gagné !

Cela dit, il est très intéressant de conserver ces “sas de décompression” quand on travaille de chez soi. Cela permet de se “mettre dans le bain” et de passer d’un univers à l’autre. Pour Bertrand, une ballade s’impose, Mathieu en profite pour lire. Pour ma part, les aller-retours à pied à la crèche, matin et soir, encadrent bien la journée.

Un autre moment stratégique de la journée est aussi souvent ignoré : la pause déjeuner contribue à rythmer les plages de travail. Il est difficile de résister au repas express devant son clavier, quand on est surchargé de boulot. Mais profiter de cette pause pour déjeuner dehors est un vrai plus et permet une vraie coupure, comme le souligne Vincent.

A titre personnel, j’ai commencé à mettre en place la méthode pomodoro. Il s’agit de définir des plages de travail où on reste le plus concentré possible, pour s’accorder des pauses plus courtes et régulières. On prévoit ainsi un certain nombre de pomodori dans sa journée de travail. La répartition classique est 1 pomodoro = 25 minutes, suivi de 5 minutes de pause. Après 4 ou 5 pomodori, on s’accorde une pause un peu plus longue, par exemple 15 minutes. Les durées et le rythme sont à adapter à chacun, mais un pomodoro ne devrait pas durer plus de 35 minutes. Cela peut sembler frustrant au début de s’arrêter alors qu’on est en pleine concentration, mais vous serez plus concentré au pomodoro suivant que si vous ne preniez pas de pause.

Améliorer sa journée de travail

A part les chanceux qui étaient déjà équipés au moment du confinement, par passion ou par besoin, on a presque tous été confronté au manque de confort pendant le confinement. Tout à coup, on passe ses journées sur le canapé-table basse ou sur la table de la cuisine, et c’est tout de suite moins confortable que pour regarder un film.

Aujourd’hui, étant amenés pour la plupart à travailler régulièrement de chez soi, il devient rentable d’investir dans un peu de matériel pour améliorer son quotidien. Quand c’est possible, avoir un espace dédié est apprécié, pour ne pas polluer l’espace familial ou tout devoir remballer le soir. Mais le plus important est le confort, notamment d’assise. Investir dans un bon siège de bureau est essentiel. Le confort lumineux est aussi souvent oublié : la source de lumière est idéalement placée sur le côté. Les règles d’ergonomie dont on nous parle à la visite médicale prennent tout leur sens !

Chacun a ses petites préférences pour les détails : Pierre ne jure que par le casque sans fil, et le commutateur pour passer facilement sur son PC personnel, Ladislas a quant à lui un simple hub USB-C.

Conclusion

Le travail à distance a grandement modifié notre manière d’appréhender nos journées de travail, et de communiquer avec les autres collaborateurs. Il est important de prendre le temps de trouver le rythme qui convient à chaque équipe, et à chacun selon ses envies ou ses besoins. Il est crucial d’entretenir de bons liens avec ses collègues en facilitant les échanges, que ce soit en présentiel, ou à distance.

De plus, un bon environnement de travail est primordial pour que le télétravail ne soit pas subi, ni douloureux. Le minimum est un espace confortable dans lequel on pourra travailler efficacement. Cela comprend aussi tout ce qui entoure la journée : horaires, pauses, instants ludiques avec l’équipe.

Car un peu de vigilance est indispensable pour que la journée se passe au mieux : l’essentiel étant de trouver le juste équilibre entre travail et temps personnel, pour ne pas s’épuiser et déborder sur le quotidien et inversement : la juste mesure est à trouver !

Carole CHEVALIER